Libro de compras y ventas… (Recomendaciones)

Una de las mayores consulta que recibo en línea, por teléfono y en persona es; Saturno ¿Cuál es el libro de compras y/o Ventas correcto? Igualmente veo como a cada día salen cursos y más cursos de este tema. Es por ello que dedico estas líneas para orientarte un poco más acerca del tema.

Voy a copiar tal cual la hermenéutica legal y dentro de ella misma colocare en negrillas, mis observaciones o comentarios:

Artículo 75: del RLIVA señala: De los Libros de Compras

Los contribuyentes ordinarios del impuesto deberán registrar cronológicamente (es decir día a día, minuto a minuto) y sin atrasos en el Libro de Compras, los siguientes datos:

a)     La fecha y el número de la factura, nota de débito o de crédito por la compra nacional o extranjera de bienes y recepción de servicios, y de la declaración de Aduanas, presentada con motivo de la importación de bienes o la recepción de servicios provenientes del exterior. Asimismo, deberán registrarse iguales datos de los comprobantes y documentos equivalentes correspondientes a la adquisición de bienes y servicios.

Este punto se explica por sí solo, su hoja de Excel o su libro manual debe tener una columna llamada “Fecha” otra llamada “Numero de Factura”, una de “notas de crédito o de debito, y por ultimo una para sí es “Nacional o Extranjera.

b) El nombre y apellido del vendedor o de quien prestó el servicio, en los casos en que sea persona natural. La denominación o razón social del vendedor o prestador del servicio, en los casos de personas jurídicas, sociedades de hecho o irregulares, comunidades, consorcios y demás entidades económicas o jurídicas, públicas o privadas.

Otra columna con el nombre o razón social.

c) Número de inscripción en el Registro de Información Fiscal o Registro de Contribuyentes del

Vendedor o de quien preste el servicio, cuando corresponda.

Una columna para el RIF

d) El valor total de las importaciones definitivas de bienes y recepción de servicios discriminando las gravadas, exentas o exoneradas, registrando además el monto del crédito fiscal en los casos de operaciones gravadas. En el caso de operaciones gravadas con distintas alícuotas, deberán registrarse dichas operaciones separadamente, agrupándose por cada una de las alícuotas.

Es decir una columna para la base imponible exentas, otra la para las exoneradas y una última para las gravadas.

Importantísimo, si la base es gravada por varias alícuotas, ejemplo 8%, 12% y 10% adicional, estas alícuotas generaran una columna para la base, una para cada alícuota en % y una para cada monto de IVA en Bolívares, es decir si hay una alícuota generará, tres columnas, si hay dos 6 y si hay tres 9 columnas.

e) El valor total de las compras nacionales de bienes y recepción de servicios discriminando las gravadas, exentas, exoneradas o no sujetas al impuesto o sin derecho a crédito fiscal, registrando además el monto del crédito fiscal en los casos de operaciones gravadas. En el caso de operaciones gravadas con distintas alícuotas, deberán registrarse dichas operaciones separadamente, agrupándose por cada una de las alícuotas.

Esto refuerza al punto al señalar que todo se debe discriminar por alícuota, pero además agrega una recomendación, colocar una columna para totalizar lo relacionado a cada alícuota del IVA y  otra para las ventas exentas o exoneradas.

Preguntas que siempre me hacen del libro de compras, Saturno:

¿El SENIAT me exigió que coloque columnas para las alícuotas de 8%, 12% y 10% (adicional) y por eso me cerró 5 días y me van a aplicar una multa?

Ya muchos juristas y tributarista hemos hablado de injusto de la medida de cierre porque violenta el derecho al debido proceso y a la defensa, pero bueno eso ya es casi una máxima de las autoridades tributarias verbi gracias de lo señalado en la constitución… Con respecto a si debe colocar ese montón de columnas, la norma es clara “EN CASO” es decir si hay materialidad, operaciones de esas alícuotas deberá colocarlas, si no, no… Es mi opinión personal.

Con respecto a la multa usted tendrá su periodo de descargo para mostrar las razones de derecho por las cuales su libro esta así, si la administración persiste en su posición aún le quedan las vías administrativas o contenciosas para resolver el asunto.

RLIVA Artículo 76,  señala: De los libros de Ventas.

Artículo 76: Los contribuyentes deberán registrar cronológicamente (recalco, su sistema de facturación de ser automático deberá permitir llevar esta cronología en tiempo y en números de factura y de control) y sin atrasos en el Libro de Ventas, las operaciones realizadas con otros contribuyentes o no contribuyentes, (es decir con todo comprados sea cual sea su personadurìa jurídica) dejando constancia de los siguientes datos:

a) La fecha y el número de la factura, comprobantes y otros documentos equivalentes, notas de débito o de crédito y de la guía o declaración de exportación.

Este punto se explica por sí solo, su hoja de Excel o su libro manual debe tener una columna llamada “Fecha” otra llamada “Numero de Factura”, una de “notas de crédito o de debito, y por ultimo una para sí es “Exportación” colocar el numero de guía o manifiesto.

b) El nombre y apellido del comprador de los bienes o receptor del servicio, cuando se trate de una persona natural. La denominación o razón social si se trata de personas jurídicas, sociedades de hecho o irregulares, comunidades, consorcios y otros entes económicos o jurídicos, públicos o privados.

Otra columna con el nombre o razón social del comprador.

c) Número de inscripción en el Registro de Información Fiscal o Registro de Contribuyentes del comprador de los bienes o receptor del servicio.

Una columna para el RIF

d) El valor total de las ventas, o prestaciones de servicios discriminando las gravadas, exentas, exoneradas o no sujetas al impuesto, registrando además el monto del débito fiscal en los casos de operaciones gravadas. En el caso de operaciones gravadas con distintas alícuotas, deberán registrarse dichas operaciones separadamente, agrupándose por cada alícuota.

Es decir una columna para la base imponible exentas, otra la para las exoneradas o no sujetas y una última para las gravadas.

Importantísimo, si la base es gravada por varias alícuotas, ejemplo 8%, 12% y 10% adicional, estas alícuotas generaran una columna para la base, una para cada alícuota en % y una para cada monto de IVA en Bolívares, es decir si hay una alícuota generará, tres columnas, si hay dos 6 y si hay tres 9 columnas.

Igualmente de manera subliminal señala que todo se debe discriminar por alícuota, pero además agrega una recomendación, colocar una columna para totalizar lo relacionado a cada alícuota del IVA y  otra para las compras exentas, exoneradas o no sujetas.

e) El valor FOB del total de las operaciones de exportación.

Una columna especialmente para el total Free on board de la operación de exportación.

Igualmente la ley para dejar muy en claro el tema de las ventas a no contribuyentes señala:

RLIVA, Artículo 77: Los contribuyentes deberán registrar cronológicamente y sin atrasos en el Libro de Ventas, las operaciones realizadas con no contribuyentes, indicando los siguientes datos:

a)     Fecha y Número del primer comprobante emitido en cada día, por las ventas de bienes prestación de servicio, correspondiente al talonario utilizado.

Columna con “fecha” y “Numero” del comprobante con que se inicie la facturación a no contribuyentes.

b)    Número del último comprobante emitido en cada día, por las ventas de bienes o prestación de servicio, correspondiente al talonario utilizado.

Columna que señale “Numero del último comprobante emitido en el día”

c)     Monto total de las ventas de bienes y prestación de servicio gravados de cada día, por las cuales se han emitido comprobantes o documentos equivalentes.

Columna que señale “Total ventas”

d)    Monto del impuesto en las operaciones del numeral anterior.

Columna “Total IVA”

e)     Monto de las ventas de bienes y prestación de servicio exentas, exoneradas o no sujetas del día, por las cuales se han emitido comprobantes o documentos equivalentes.

Columna para “Total Ventas Exentas” “Total Ventas Exoneradas” “Total Ventas no Sujetas”

Parágrafo Primero: Cuando se utilicen simultáneamente varios talonarios de comprobantes, deberán efectuarse los asientos separadamente, por cada talonario y en la forma antes señalada.

Es decir, si tiene dos puntos o más de ventas deberá llevar un libro por cada talonario y mantener la cronología.

Parágrafo Segundo: El registro de las operaciones contenidas en el reporte global diario generado por las máquinas fiscales, se reflejarán en el Libro de Ventas del mismo modo que se establece respecto de los comprobantes que se emiten a no contribuyentes, indicando además el número de registro de la máquina.

Importantísimo, las ventas de “reportes Z” tienen el mismo tratamiento que las de no contribuyentes, además deberá colocar  el numero de la maquina fiscal (que sería una columna mas llamada “Numero de control”)

Con respecto al llevado de libros de ventas la misma norma señala que pueden y deben  llevar “LIBROS SEPARADOS”

RLIVA Artículo 78: Los contribuyentes que realicen a la vez ventas de bienes y prestación de servicio a contribuyentes y no contribuyentes, por las cuales emitan facturas, documentos equivalentes o comprobantes generados por máquinas fiscales, contabilizarán en el Libro de Ventas, en forma separada, ambos tipos de operaciones, de acuerdo con los requisitos correspondientes a cada documento, especificados en los artículos 76 y 77 de este Reglamento.

Preguntas que me hacen de los libros de ventas, Saturno:

¿Debo colocar una columna para el número de control en mi libro de ventas?

Como leyeron ya el termino numero de control no se utiliza al menos en los libros, ciertamente es un deber formal que las formas libres o controladas lo tengas desde la tipografía, mas no se exige se vacié a los libros, salvo el caso de las maquinas fiscales que si pide que el libro en una columna señale “el número de registro de la máquina”. Si ya sé que hasta el mismo SENIAT revisa eso, pero que les puedo decir si la norma no lo señala…

¿El SENIAT me exigió que coloque columnas para las alícuotas de 8%, 12% y 10% (adicional) y por eso me cerró 5 días y me van a aplicar una multa?

Esta pregunta tiene la misma respuesta de la de compras.

En líneas generales repito, repito y repito en mis asesorías, lea la norma, interprétela y aplíquela… Siempre habrá quien diga o señale algo que usted no conoce o no está de acuerdo, eso es válido, lo invalido es que no investigue y fije su posición al respeto.

Muchas verdades o mentiras se dicen en materia tributaria, queda de su parte verificar si son reales.

Saludos.

Saturno.