Formalidades de los libros contables (diario, mayor e inventario)

Conversando en estos días con unos Colegas notamos que muchas veces… No sabemos que libros deben estar cuando los fiscales no los piden y dicen debe estar en el negocio (ciertamente es así pero nuestro cliente no suelen llenarlos sino sus contadores o consultores).

Tanto la normativa tributaria como el código de comercio exigen que se deben conservar en el negocio y estos son:

En lineas generales:

Diario.
Mayor.
Inventarios.
De entradas y salidas.
Y especiales (reajustes por inflación)

Existen otros segùn el sector que sus respectivas normas lo exigen como es el caso de los libros especiales de mayor y menor de licores (Recomiendo si debe llevar libros de normas especiales se asesoré antes de tenerlos, administrarlos y llenarlos).

Sin embargo deseo aclarar que solo el de INVENTARIO (Donde se vacía el Balance General y el Ganancias y Perdidas al cierre del ejercicio) y el de DIARIO (donde se asientan las operaciones diarias o el balance de comprobaciòn al menos una ves al mes) son los que exigen la normas sean foliados y registrados; del resto todos pueden ser llevados en papel sencillo y comun (Excepto los que normas respectivas exigan sellados especiales) , siempre que de su contenido se desprenda la veracidad de la informaciòn.

Código de Comercio
EL CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE VENEZUELA
Gaceta N° 475 Extraordinaria del 21 de diciembre de 1955

3. De la Contabilidad Mercantil.

Artículo 32.- Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual comprenderá, obligatoriamente, el libro Diario, el libro Mayor y el de Inventarios. Podrá llevar, además, todos los libros auxiliares que estimara conveniente para el mayor orden y claridad de sus operaciones.

Artículo 33.- El libro Diario y el de Inventarios no pueden ponerse en uso sin que hayan sido previamente presentados al Tribunal o Registrador Mercantil, en los lugares donde los haya, o al Juez ordinario de mayor categoría en la localidad donde no existan aquellos funcionarios, a fin de poner en el primer folio de cada libro nota de los que éste tuviere, fechada y firmada por el juez y su Secretario o por el Registrador Mercantil. Se estampará en todas las demás hojas el Sello de la oficina.

Es decir el libro mayor puede imprimirse en computadora y archivado como mas sencillo, comodo y facil se le haga, en este punto me detengo porque muchos profesionales dogmaticos (asi lo he trabajado, asi me lo enseñaron, por ende asi es) aun recuerdan los asientos de diarios, los pasos cruzados al mayor, etc, etc, etc. Como tributarista recomiendo actualizarse a las tecnologias xistentes sin violentar la norma

Artículo 34.
– En el libro Diario se asentarán, día por día, las operaciones que haga el comerciante, de modo que cada partida exprese claramente quién es el acreedor y quién el deudor, en la negociación a que se refiere, o se resumirán mensualmente (Balance de comprobaciòn… comentario en azul gregado por mi), por lo menos, los totales de esas operaciones siempre que, en este caso, se conserven todos los documentos que permitan comprobar tales operaciones, día por día. Omisiss.

Artículo 35.- Todo comerciante, al comenzar su giro y al fin de cada año, hará en el libro de Inventarios una descripción estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus créditos, activos y pasivos, vinculados o no a su comercio. El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y pérdidas; ésta debe demostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos y las pérdidas sufridas. Se hará mención expresa de las fianzas otorgadas, así como de cualesquiera otras obligaciones contraídas bajo condición suspensiva con anotación de la respectiva contrapartida. Los inventarios serán firmados por todos los interesados en el establecimiento de comercio que se hallen presentes en su formación.

Como veran una soluciòn bien sencilla para cumplir con el deber de tener sus libros en sus negocios es que el Contador llene (en la sede principal de su negocio) su libro de Inventarios Anualmente, el libro diario asiente un balance de comprobaciòn todos los meses, y el libro de mayor (si posee un sistema el mayor analitico) anualmente; asì siempre estarà al dìa y nunca faltaran los libros. Y NO ESTARA FALTANDO A LA NORMA, LEA.

A mis clientes les informo que en breve se les entregarà todos sus libros al dìa y una de nuestras contadora pasarà mensualmente a actualizarle el Diario y anualmente el de Mayor e Inventarios.

16 thoughts on “Formalidades de los libros contables (diario, mayor e inventario)

  1. Anonymous

    Buenas Tardes.Estimado, en mi caso particular que deseo trabajar por mi cuenta (independiente y solo) realizando asesorías de ingeniería, evaluación de organizaciones y gerencia, etc. (puro trabajo administrativo) tengo entendido que puedo emitir facturas legales sin necesidad de registrar una firma personal, y que para ello sólo necesito tener mi RIF al día. Ahora bien, a la hora de llevar los registros contables, 1.- ¿qué libros debo tener / llevar?; 2.- ¿deben estar firmados los libros?;3.- ¿la contabilidad debe ser llevada obligatoriamente por un Contador, ó la puedo llevar yo mismo?; 4- ¿qué tipo de gastos puedo registrar en mi ejercicio de la actividad (como crédito físcal) a la hora de pagar el IVA? (i.e., ¿pudieran por ejemplo ser los gastos de comida, de transporte, de reparación / mtto. del vehículo, etc.?)Mil Gracias y Saludos.

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  2. Saturno Silva

    Hola buen dia:Ciertamente en el derecho mercantil con un recibo bastaría sin embargo el derecho tributario exige que sea una factura legal para poder generar creditos fiscales o poder deducirse como costo o gastos.Si, con tener solo el rif te hacen la factura, sin embargo te recomiendo en un futuro no muy lejano has tu firma personal, por cuanto, debes cumplir con los mismos deberes aun sin serlo mercantilmente hablando.El el tema de libro deberas llevar los mismos que cualquier empresa menos el de acta de administradores porque obvio eres tu mismo.Los libros y estados financieros los firma el interesados no su contador, el contador firma es el informe al igual que el comisario.No requieres para nada un contador si sabes de contabilidad, tributos, administración y finanzas.En tu mismo ejemplo esta la respuesta, las facturas que puedes usar para los creditos fiscales del IVA son las que se generen por costos y gastos relacionados a la naturaleza de tu actividad.Aunque no me lo preguntes, en el derecho laboral no importa cual sea tu personaduria, por ello debes cumplir con todos los registros de la parafiscalidad y en caso de tener trabajadores (apartir de uno) prestale mucha atención estos sectores suelen ser mas duro que el SENIAT al igual que sus sanciones y multas pero pocos leprestan atención.Espero haberte orientado.Saludos.2S.

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  3. Jorge Guía

    Hola que tal? Estoy registrando un C.A. y el contador que me firma la lista de activos que tengo me dice que mensualmente tiene que firmarme los libros legales (diario, mayor e inventario). Yo tengo conocimientos de la contabilidad y algo del código de comercio y no encuentro razón para que me firme mensualmente los libros, a menos que sea para la declaración del ISLR que es anualmente.
    ¿Este contador está en razón y debe firmar mensualmente los libros? o ¿hay otra opción para esto?
    Y si me pudieses explicar como facilitarme el trab de llevar los libros, ya que tengo entendido que las empresas hoy en día llevan sus contabilidades en digital y pueden imprimirlas y llevarlas al registro para que la sellen y firmen. ¿Qué tan cierto es esto y cada cuanto tendría que ir al registro para ese proceso?

    Muchas Gracias

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  4. saturnosm Post author

    Hola excelente pregunta:

    Directo preciso y conciso, todo lo dicho por tu contador es mentira, te adjunto el articulo 7 y 9 del ejercicio de la contaduría pública:

    Artículo 7 Los servicios profesionales del Contador Público serán requeridos en todos los casos en que las Leyes lo exijan y muy especialmente en los siguientes:
    a) Para auditar o examinar libros o registros de contabilidad, documentos conexos y estados financieros de empresas legalmente establecidas en el país, así como el dictamen sobre los mismos cuando dichos documentos sirvan a fines judiciales o administrativos. Asimismo será necesaria la
    intervención de un contador público cuando los mismos documentos sean requeridos a dichas empresas por instituciones financieras, bancarias o crediticias, en el cumplimiento de su objeto social;
    b) Para dictaminar sobre los balances de bancos, compañías de seguros y almacenes generales de deposito, así como los de cualquier sociedad, cuyos títulos valores se negocien en el mercado público de capital. Estos deberán ser publicados;
    c) Para auditar o examinar los estados financieros que los institutos bancarios, compañías de seguros, así como otras instituciones de créditos deben publicar o presentar, de conformidad con las disposiciones legales. Igualmente para dictaminar sobre dichos estados financieros;
    d) Para actuar como peritos contables, en diligencias sobre exhibición de libros, juicios de rendición de cuentas o avalúo de intangibles patrimoniales;
    e) Para certificar estados de cuentas o balances que presenten liquidadores de sociedades comerciales o civiles, cuyo capital sea o exceda de Bs. 500.000,00;
    f) Para certificar estados de cuentas y balances producidos por síndicos de quiebra y concurso de acreedores, así como para revisar y autorizar balances que se utilizarán en la transformación o fusión de sociedades anónimas cuyo capital sea o exceda de Bs. 500.000,00;
    g) Para certificar el informe del Comisario de las sociedades de capital, exigido por el artículo 311 del Código de Comercio, cuando sea solicitado por un número de accionistas que represente, por lo menos la quinta parte del capital social. Cuando la sociedad sea de la naturaleza de la prevista en los artículos 56, 62 y 70 de la Ley de Mercado de Capitales, la certificación del informe del Comisario por un contador público será obligatoria;
    h) Para dictaminar sobre los estados financieros que deberán publicarse como anexos a los prospectos de emisión de títulos valores destinados a ofrecerse al público para su suscripción y que sean emitidos, conforme a la Ley de Mercado de Capitales;
    i) Para dictaminar sobre balances y estados de ganancias y perdidas de empresas y establecimientos públicos descentralizadas, así como de fundaciones u otras instituciones de utilidad publica.

    Artículo No constituye ejercicio profesional de la contaduría publica el desempeño de las siguientes actividades: llevar libros y registros de contabilidad; formular balances de comprobación o estados financieros; actuar como auditor interno; preparar informes con fines internos; preparar e instaurar sistemas de contabilidad; revisar cuentas y métodos contables con el propósito de determinar la eficacia de los mismos.

    Saca tus propias conclusiones, tus libros son tuyos y eres el unico respnsable de ello, de hecho hasta los estados financieros los firmas tu el Contador (PUBLICO) de es fe pública, nada más.

    Ah aclaro, era practica errada de las formas manuales de autoliquidación que el contador las firmará con la modernización del gobierno electronico ahora eso no lleva firma de nadie.

    Bien, disculpa lo directo de mi respuesta, pero por algo se entinguieron los dinosaurios, te recomeindo busca profsionales actualizados a la era digital mi amigo, sino tu empresa será anacronica.

    Saludos.
    SS.

    Reply
  5. Danys Velásquez

    Buen día Licenciado. Mi problema es el siguiente: Una empresa que hace trabajos de mantenimiento (Desmalezamiento y limpiezas de vaguadas) Firmo un contrato con la Empresa 1 por 600.000,oo Bs por 6 meses, con pagos mensuales de acuerdo al contrato por 100.000,oo Bs. siempre y cuando el trabajo mensual este bien, si a la empresa 1 no le gusta el trabajo le descuenta 20.000,oo Bs. y le cancela 80.000,oo Bs. Al finalizar el contrato, la Empresa 1, les descontó 120.000,oo Bs y les pago la diferencia. Mi pregunta es la siguiente: Como debo dar inicio a la contabilidad y como debo contabilizar los descuentos. Muchas gracias.

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  6. Erika

    Hola Gracias por ser tan sincero y muy valiosa tu información porque se ahorra uno de muchos gastos sobre todo al principio de la constitución de una empresa. Quisiera y agradezco mucho me ayudaras; estoy gestionando mi firma personal y yo misma voy a llevar mis libros. Cómo yo estoy iniciando al principio no voy a tener tanto movimiento (ventas) es correcto que sólo registre en el Libro Diario un balance de comprobación mensual; o debo registrar diariamente las operaciones…?

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  7. mayra

    Hola buenas tardes tengo entendido que los libros de contabilidad deben ser llenados a mano y por supuesto cumplir con los aspectos formales que establece el código de comercio. mi pregunta es la siguiente: ¿a los libros diario y mayor se les puede pegar la contabilidad impresas en hojas blancas, y al mayor un resumen del mes?

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  8. janeth acevedo

    Hola Buenas tardes,

    tengo una duda a nivel de libros contables.

    Estoy realizando, una sustitutiva de ISLR, a fecha por omisión de unos activos que el cliente no entrego oportunamente, y tengo los libros impresos.. cual sería el proceder con la sustitutiva esté cambio lo realice en el ultimo mes del año 2014.

    sería de gran ayuda tu respuesta.

    Gracias.

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  9. LISARRIOJAS

    Buenos dias:
    Mucho le agradezco informarme si estan interesados en prestarnos servicios contables. Están ubicados en Venezuela.Favor enviar propuesta. Gracias

    Reply
  10. danilo

    cual es la diferencia entre un manual de procedimientos contables impreso y digitalizado???
    porfa nesesito su ayuda

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  11. Stefanie Rivas

    hola, como esta? necesito una orientación con respecto a los libros contables aun responde por este medio?

    Reply

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